不用品はどう処分する? オフィス移転の準備について学ぼう!


オフィス移転の多い時期は、やはり3月が多いと言われています。となれば、年末のこの時期となると移転を検討し始める方が多いはず。

そこで、今回は意外と知らないオフィス移転の準備について中心にご紹介していきたいと思います。

目次

  1. オフィス移転の準備はどんなことをする?
  2. オフィスのレイアウトについて
  3. 不用品の処分方法について

1.オフィス移転の準備はどんなことをする?

1-1.オフィスの移転が本当に効果的なのかを再度確認する

真っ先に行うべきことは、オフィス移転が本当に行うべきことなのかを精査することです。

オフィスの移転を検討すると言うことは、何かしらのデメリットを解決するためだと思います。しかし、実際に移転してみると後悔したと言うことも珍しくありません。ですから、現在のオフィスのデメリットが移転に値するかをしっかりと考えてみてください。

たとえば、現在のオフィスの維持費が高く、小さなオフィスに移転することで費用を抑えたいという理由だとします。しかし、後々会社の規模が大きくなって従業員が増えた場合、小さなオフィスだと収まりきらず、大きなオフィスへ移転することになるでしょう。そうなると、移転した際の費用分だけ無駄になりますし、当然移転時には仕事が滞るという悪影響も生じますよね。

1-2.移転作業チームを結成する

移転作業を行う際には、部下に押しつけたり自分だけで行ったりするのではなく、移転作業専用のチームを結成すべきです。

移転作業自体は仕事の効率を下げますから、会社にとって損失でしかありません。そのため、できることなら早い移転作業が求められるからです。

また、オフィスには良い立地やレイアウトというものがありますから、より良いオフィスを作るという意味でも重要となるでしょう。

となれば、1人や2人で移転作業を行うよりも、5人程度のチームを結成して事に当たった方が良い結果となるはずです。

1-3.解約予告を行おう

解約予告とは、現在使用しているオフィスの契約解除を、ビルのオーナーや管理会社に予告することです。一般的には解約希望日の半年前には行わなければいけない手続きですが、場合によって3か月前であったり5か月前であったりと変動します。そのため、事前にどのぐらい前に解約予告を行う必要があるのかを確認しておくようにしましょう。

また、人によっては『契約満了による解約なら、解約予告は必要ないのでは?』と考えるかも知れません。しかし、多くの場合は自動更新のため、やはりマナーとして事前に確認を行う必要があるでしょう。

ちなみに、契約期間内に解約を行うと、違約金のような形で契約満了月までの賃貸料金を支払う必要が発生することが多いので、注意しましょう。

1-4.準備期間は6~8か月程度

すでにご紹介したとおり、解約勧告は半年前に行う必要があるため、最低でも6~8か月ほどの期間を設けてオフィス移転を行うようにしましょう。

1-5.移転予定日は必ず決めておく

移転予定日を明確に決めないままオフィス移転を計画すると、最悪の場合希望日に移転作業が完了しないことがあります。会社にとって大きな損失ですから、必ず行いましょう。

予定日を最初に決めておけば、やるべきことを逆算できるので、スムーズに準備が進むというメリットもあります。

1-6.オフィスの原状回復を行おう

原状回復とは、平たく言えば『元の状態へ戻すこと』です。つまり、入居前の状態へ戻すことを言います。掃除はもちろんですが、工事等によって改造された部分を元に戻すというのも原状回復の範囲です。

オフィスの原状回復となると工事を行うことも珍しくありません。工事となると手続きなどに時間がかかりますから、最低でも移転の1週間前には業者と打ち合わせをして見積もりなどをとっておきましょう。

2.オフィスレイアウトについて

オフィスのレイアウトは非常に重要となります。デザインの良さは社員の士気に影響を及ぼすますし、計算された間取りは仕事の効率を上げることができるからです。

失敗したオフィスにしないためにも、レイアウトの重要ポイントである『ゾーニング』と『動線計画』について覚えておきましょう。

2-1.ゾーニングとは?

ゾーニングとは、OA機器を導入しているオフィスにおいて、社員が快適に仕事を行えるように考慮して机などを配置することです。

社員の意見を聞くなどして、どのようにデスクやパソコン機器を配置すれば良いのか、資料棚などのオフィス家具はどう配置すれば無駄がないのかをしっかりと話し合うと良いでしょう。

2-2.動線計画とは?

動線計画とは建物内における人の動きを線で表すこと。ひいては、人の動きを寄り効率的に行うための計画です。

この動線計画はオフィスのレイアウトでとても重要とされています。なぜかと言うと、無駄な動作が増えればそれだけ仕事の効率が下がるからです。

たとえば、宅配荷物が頻繁に届くオフィスだとします。そして、その荷物をオフィスの奥のスペースに運ぶとした場合、従業員の行き来する通路と同じにしてしまうと、邪魔になるかも知れませんよね。

また、無意味な袋小路の通路を作ったりするとスペースの無駄にもなります。かといって通路数を減らせば渋滞が起きて作業効率に影響が出るでしょう。

ちなみに、この動線計画はオフィスの規模が大きくなればなるほどその重要性が高まります。しっかりと考えておきましょう。

3.不用品の処分方法について

3-1.自治体に回収してもらう

真っ先に考えられるのは自治体による回収方法です。最も確実な方法ではありますが、オフィス転移作業においては適切ではないかも知れません。というのも、粗大ゴミやリサイクル対象製品があると、それぞれに手続きを行う必要があり手間がかかるからです。

もちろん、処分する量が少なければ問題ありません。

3-2.リサイクルショップに売却する

リサイクルショップは処分法としてはおすすめの方法と言えます。大量に処分する場合は、それだけ査定額に色が付きやすいためです。

ただし、当然のことながら、リサイクルショップは店で売れるものしか引き取ってはくれません。ですから、場合によっては処分しきれないことも考える必要があります。

不用品を確実にすべて処分したいという場合には、向いていないでしょう。

3-3.不用品回収業者に依頼する

不用品回収業者の回収サービスを利用するのもおすすめの方法。不用品回収業者は自治体回収とリサイクルショップの利点を良いとこどりをしているのが特徴です。

ゴミはゴミとして回収し、売れそうな場合には商品として買い取ってくれます。つまり、依頼すれば確実にすべてを回収してくれますし、場合によっては多少のお金が返ってくるのです。

しかも、処分作業も専用の作業員が行ってくれますので、手間がかかりません。

オフィス家具やパソコンなど、価値が高いと思われるものを大量に処分する際にはぜひ試してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたか?

今回はオフィス移転の準備について中心にご紹介しました。

  1. オフィス移転の準備はどんなことをする?
  2. オフィスのレイアウトについて
  3. 不用品の処分方法について

オフィスの移転は失敗すると大きな損失です。今回の記事を参考にして、しっかりとオフィス転移を成功へ導きましょう!


365日年中無休即日対応もOK相場より20〜50%も安い格安不用品片付けサービス