情報漏えいが心配?機密文書を効率よく廃棄する処理方法を解説!


機密文書の廃棄方法でお悩みではないでしょうか?社外秘の情報漏えいを防ぐために、シュレッダーを使って廃棄している企業も多いはずです。しかし、シュレッダーでの廃棄には落とし穴があります。処理方法を誤ると情報漏えいの恐れもあるのです。この記事では、機密文書を効率よく安全に廃棄する方法をご紹介します。

  1. 機密文書の廃棄について知ろう!
  2. 業者による機密文書の廃棄方法とは?
  3. 失敗しない業者選びのポイントとは?
  4. 機密文書の廃棄にかんしてよくある質問

機密文書の取り扱いと正しい処理方法を知ることで、業務を効率よく進めることができます。機密文書の処分で困っている方はぜひチェックしてみてください。

1.機密文書の廃棄について知ろう!

1-1.機密文書とは?

個人情報や社外秘の重要な情報が載っている書類を機密文書と言います。企業の情報が詰まったCDやパソコンデータも機密文書です。機密文書が流出すると、企業や個人に甚大な損失を与えてしまうことから、取り扱いや破棄方法には十分注意しなければなりません。機密文書は、同じ社内であろうとも部署以外に漏えいしてはならないものもあるでしょう。また、個人でも自分の情報が記載された書類は多くあるはずです。個人だからと油断してそのまま可燃ごみとして捨てるのは大変危険な行為と知っておきましょう。

1-2.個人で廃棄するには?

機密文書を個人で破棄する方法で、まず思い浮かぶのは、シュレッダーでしょう。しかし、シュレッダーは高価です。個人でシュレッダーを購入する方は少ないでしょう。”自宅で燃やす”方法は、火災を引き起こす恐れがあり危険です。”紙袋に入れて可燃ごみとして捨てる”という破棄方法は、誰かに見られてしまう可能性があります。そこで、便利なアイテムがシュレッダーはさみです。シュレッダーはさみを使えば、シュレッダーをかけたように文書が細く切れます。切るだけなので、少量の書類は手軽に処分可能です。ただし、処分したい書類が多い場合は向いていません。

1-2-1.可燃ごみで捨てる危険性

最近、ごみ置き場のごみを持って行く人が増えています。マンションのごみ置き場は鍵がかかっているので安心している人も多いでしょう。しかし、マンションの住人の中にもごみを持ち帰る人がいる可能性があります。個人情報の記載がある書類はどんなものでもきちんと処理して破棄する必要があるのです。

1-3.機密文書の廃棄を社内で行う問題点

機密文書の破棄を社内で行う際に起こる問題点を確認してみましょう。

1-3-1.情報漏えいの可能性がある

社外秘の情報が外部に漏(も)れる、と企業や顧客に大きな被害と損害を与えてしまいます。取引先との業務委託契約や秘密保持契約に触れてしまう場合もあるのです。また、うっかり漏えいするような破棄方法を選んでしまった人も、責任を負うことになるでしょう。機密性の高い文書の”情報流出”だけは、確実に避けなければなりません。

1-3-2.非効率になる恐れがある

情報漏えいばかりに気を取られ、大量の文書を1枚1枚シュレッダーにかける等の処理を行うのは非効率です。長い時間を要し、何より通常業務に支障をきたします。社内の文書処理で非効率になるのは本末転倒です。業務に集中できる処分方法を選択する必要があります。

1-3-3.メンテナンスの問題

シュレッダーは、簡単な作業である反面、掃除やメンテナンスが必要です。シュレッダーが故障し、細かくなっていない場合もあります。紙くずを捨てる際には、情報漏えいに注意しなければなりません。

1-3-4.環境の悪化

シュレッダーを使用すると紙くずや細かいごみが増え周囲が汚れます。頻繁に掃除をしなければならなくなり、ゴミ出しも面倒でしょう。また、使用時の音がうるさく業務に支障をきたします。狭いオフィスでのシュレッダー処理は、環境が悪化してしまう恐れがあるのです。また、シュレッダー処理された紙は繊維を引きちぎるため、リサイクルできません。地球環境にもよくない処分方法になります。

2.業者による機密文書の廃棄方法とは?

機密文書の破棄は、業者に依頼する方法が便利です。業者が行う破棄方法を詳しくご紹介します。

2-1.こんな場合は業者に廃棄してもらおう

機密文書の処理には、時間や手間がかかります。一気に処理するため、社内に溜(た)めている会社も多いでしょう。処分したい機密文書が大量にあるときは、社内や個人で行うにも限界があります。そんなときは、業者に依頼して処分してもらう方法が効率的です。

2-2.業者が行う廃棄方法とは?

業者の行う機密文書の破棄方法は”溶解処理”です。溶解処理された機密文書はトイレットペーパーや板紙などにリサイクルできます。業者によっては、大型シュレッダーを積んだトラックで訪問しその場で細断することも可能です。

2-3.業者に廃棄依頼するメリット・デメリット

機密文書を業者に依頼するメリット・デメリットを見ていきましょう。

2-3-1.大量の書類も効率よく廃棄できる

機密文書の廃棄を業者に依頼すれば、大量の書類もスピーディーに処理できます。手間や時間がかからないため、業務に支障をきたすこともありません。また、業者が行う溶解処理は、バインダーやファイル・クリップなどが混入しても問題なく処理できます。わざわざ仕分けする必要がなく、業務の効率性を損ねる恐れがありません。

2-3-2.情報漏えいの心配がない

機密文書の廃棄を請け負う多くの業者が、溶解処理により処分を行います。溶解処理では機密文書を段ボール箱ごと溶解釜へ投入するため、開封する必要がありません。第三者の目に触れることなく確実に情報を抹消できます。

2-3-3.溶解処理は環境にも優しい

溶解処理された文書は、トイレットペーパーなどにリサイクルできます。焼却処理に比べCO2の排出量が少ないため環境にも優しい廃棄方法です。溶解処理証明書やリサイクル証明書を提示することにより、企業イメージをアップすることができます。

2-4.気になるセキュリティーについて

溶解処理は、特殊な溶解処理専用庫で行われます。開閉センサーや作業員の入出が厳しく管理され、セキュリティーも完璧です。処理後はデータを抹消した証明として、溶解証明書が発行されます。

2-5.パソコンやCDデータの廃棄について

業者が行う溶解処理では、CDやハードディスクを処理することができません。パソコンなどに入っているデータは、特殊なソフトや物理的破壊する機器を使い、データ消去する必要があります。書類とデジタルデータそれぞれに適した処分方法で廃棄する業者を選びましょう。

3.失敗しない業者選びのポイントとは?

機密文書の廃棄を依頼する業者選びのポイントについて解説していきます。

3-1.業者が行う廃棄サービスについて

機密文書を取り扱う処理業者は、廃棄物処理やパソコンデータ消去を行う業者、運送業者などさまざまです。オフィスサービスを請け負う業者が、片手間に廃棄サービスを行っている場合もあるでしょう。機密文書の廃棄を依頼する際に懸念することは情報漏えいです。業者の信用度を見極め、セキュリティーレベルの高い業者へ依頼しましょう。

3-2.業者を見極める5つのポイント

3-2-1.処理方法を確認すること

推奨するのは溶解処理で処理する方法です。業者がどのような方法で機密文書を破棄するか、必ず確認しましょう。パソコンデータの消去についてもチェックしてください。

3-2-2.機密文書の取り扱いについて記載がある

業者の信用度を計るため、ホームページを必ず確認してください。会社の事業内容や機密文書の廃棄方法を記載している業者は、情報流出にかんして厳しく管理しているはずです。

3-2-3.自治体の許可があること

ホームページでは会社概要を確認してください。信頼できる業者の会社概要ページには、事業内容のほか自治体の許可番号を記載しています。機密文書の廃棄を行う業者では、パソコンや不用品の回収・買取を行うことも多いです。不用品の回収・買取サービスを営むには自治体の許可が必ず必要になります。許可番号の記載がない場合は、電話で問い合わせてみましょう。

3-2-4.証明書の発行を行うこと

機密文書の破棄やデータ消去では、「溶解処理証明書」や「データ消去証明書」の発行を行う業者に依頼しましょう。社外秘の文書を”確実に抹消”したことの証明になります。

3-2-5.その他のサービスも確認しておこう

機密文書の廃棄を行う業者の中には、不用品の回収や買取サービスを行う業者も多いです。遺品整理や片付け、粗大ごみの回収など、サービスの充実した業者もあります。家や会社の引越・大掃除に備え、このような業者と取り引きしておくのは損がありません。必要なときすぐに依頼することができます。

3-3.廃棄を依頼する際の料金相場は?

機密文書の廃棄を業者に依頼する費用の相場は、段ボール1箱1200円~2000円程度です。自分で労力をかけたところで、業者の廃棄方法にはかないません。業者に依頼すれば、1箱2000円程度で、手間や時間をかけることなく社外秘の情報を抹消できるのです。

3-4.業者の回収方法とは?

機密文書の回収方法は業者により異なります。機密文書を入れた段ボールごと回収する業者、業者の段ボールを使用する場合などさまざまです。業者が用意した鍵付きの据え置き型ボックスを設置し定期的に回収するサービスもあります。機密文書の破棄を依頼する際には、回収方法も確認しておきましょう。また、回収した機密文書がどのような経路で溶解釜に投入されるかもチェックしておくと安心です。

3-5.依頼~回収までの流れ

機密文書の廃棄は、電話か業者のホームページから行います。都合のいい日時に、見積もり回収に来てくれるはずです。急いでいる方は、業者の空きしだいで即日対応してもらえる可能性もあります。見積もり内容に納得できれば、即回収となる場合も多いため、事前に文書を段ボールに入れておきましょう。段ボールを業者に用意してほしい場合は、早めに依頼してください。料金を支払い後、業者が段ボールごと搬出・運搬します。

3-6.業者選びで注意したいこと

機密文書の回収を行うトラックは、セキュリティー面から箱型車である必要があります。シートを覆う荷台や平車は、運搬中何らかの事情で書類が落下する恐れがあるでしょう。また、会社の所在地が不明・携帯電話だけで営業している業者はどんなに費用が安くても避けてください。後々トラブルを引き起こす可能性があります。スタッフの対応が悪い、見積もりを出さないなどの業者も避けた方がいいでしょう。

4.機密文書の廃棄にかんしてよくある質問

4-1.情報漏えいする原因にはどのようなものがありますか?

社外秘の情報が漏えいする原因の7割近くは、紙媒体からと言われています。特に、処分方法を誤ったことで漏えい事件が発生しているのです。書類の処分は業者に依頼し抹消しましょう。次に多い原因は、紛失や置き忘れによるものです。日頃から情報漏えいにかんして個人の意識を高めておく必要があります。

4-2.個人情報保護法に違反するとどんな罰則が科されますか?

個人情報を取り扱う業者が義務規定に反し、勧告にかかる措置も取らず放置した場合は、6か月以下の懲役または、30万円以下の罰金が科されます。

4-3.情報流出するとどのような事態が起きますか?

企業の情報が漏えいすると、風評被害により甚大な経済的損失が予想されます。また、会社のサービスを存続できない事態に陥る可能性もあるでしょう。顧客対応にかかる費用は膨大です。行政処分もあり得ます。反社会勢力や暴力団などの圧力を受けることもあるでしょう。情報が漏えいしてしまうと取り返しがつきません。機密文書の取り扱いと廃棄には十分注意してください。

4-4.社内でのシュレッダー処理と業者に依頼する場合ではどちらの方がコストがかかりますか?

一般的なイメージでは、業者に依頼するほうが高い費用が必要と思いがちです。しかし、社内のシュレッダー処理には、メンテナンス費やごみの処分費用、人件費と時間など膨大な費用がかかっています。また、シュレッダーの購入費用やレンタル費用も考えてみましょう。労力と時間と人件費をかけて非効率なシュレッダー処理を行うより業者に委託したほうがさまざまな観点から見ても安上がりです。

4-5.パソコンのデータ消去にはどのような方法がありますか?

業者が行うパソコンデータの消去方法は主に、物理的破壊と特殊なソフトを使ったデータ抹消です。物理的破壊はその名のとおり、データの入ったディスクを物理的に破壊します。特殊な機器で破壊されたディスクは、どんな方法を使っても復元することができません。また、特殊なソフトを使ったデータ消去も、何らかのデータを上書きするため復元することは不可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?この記事では、機密文書の廃棄・処理方法についてご紹介しました。機密文書の廃棄は、溶解処理を行う業者に依頼する方法が確実です。手間や時間をかけず、情報漏えいの心配もありません。環境にも優しい溶解処理を選ぶことは、企業イメージのアップにもつながるためぜひ活用しましょう!


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