書類の溶解処理とはどんなもの? メリットや依頼方法を一挙紹介!


「不要になった社外秘の書類がたくさんあるが、情報流出を防ぎながら処分するのが面倒」。このような悩みを抱えている人はいませんか? 社外秘の情報が流出すれば、会社の信用は大きく揺らぎます。不要になったとはいえ、書類の処分には細心の注意が必要です。
今回は、社外秘の書類を安全に処分する方法としておすすめの、書類を溶解する処理について解説しましょう。

  1. 書類の溶解とは何か?
  2. 書類の溶解処分を依頼する方法
  3. 書類の溶解処理に関するよくある質問
  4. おわりに

この記事を読めば、書類の処分に頭を悩ます必要はありません。重要な書類の廃棄方法に悩んでいる人は、ぜひ読んでみてくださいね。

1.書類の溶解とは何か?

書類の溶解とは、文字どおり書類を溶かして処分する方法です。社外秘など、外に情報が漏れてはならない書類はシュレッダー処理を行うの一般的ですが、大量の書類をシュレッダーにかけるのは手間がかかります。業者に依頼する方法もありますが、シュレッダーにかける際、業者に内容が分かってしまうこともあるでしょう。もし、書類に記載されている情報の価値が高かった場合、業者が情報を売ったり流出させたりする可能性もあるのです。
溶解処理は書類をダンボールに入れ、封を開けることなく処理を行います。バインダーに留めたままでもかまいません。ですから、業者に書類の内容が分かることはなく、安全に廃棄処分ができます。また、費用もダンボール1箱あたり1,000~1,500円と安価なのも魅力です。

2.書類の溶解処理を依頼する方法

この項では、書類の溶解処理を依頼する方法や、処理終了までの流れを解説します。ぜひ、参考にしてください。

2-1.溶解処理がおすすめの書類とは?

前述したように、溶解処理を依頼すれば、書類は依頼者以外の目に触れることなく溶解されます。ですから、顧客の個人情報など、絶対に外部へ流出させたくない情報が記載された書類を処分するのには、最適です。また、溶解処理は法人だけでなく個人でも申し込めます。住民票や戸籍抄本など、第三者に見られたくない書類が大量に不要になったという場合は、溶解処理を利用してみましょう。遺産相続の際などに利用すると便利です。

2-2.溶解処理を行ってくれる業者について

書類の溶解処理は、エコアースをはじめとする不用品回収・買取業者が業務の一環として行っています。サービス内容に「機密情報処理」という項目がある業者に依頼してみましょう。また、溶解処理を専門に行っている業者もありますが、不用品回収業者ならば、オフィス家具なども一緒に回収してもらえます。「社屋の移転などで機密書類を含む不用品が大量に出た」という場合は、機密情報処理も行っている不用品回収業者への依頼がおすすめです。

2-3.業者の探し方や依頼方法など

現在は、ホームページを開設している業者も多いので、まずはインターネットで業者を検索してみましょう。エコアースは年中無休で即日対応も可能です。ホームページから見積もりを行っている業者もありますので、まずは見積もりを作成してもらいましょう。金額に納得がいけば契約です。
書類の回収方法は業者によって異なります。1人で持ち運べるサイズのダンボール箱に書類をつめて、宅配回収を行っている業者もあれば、会社まで回収に来てくれる業者もあるので、よく確認しましょう。オフィス家具なども同時に引き取ってほしいという場合は、会社まで回収に来てもらうと便利です。
費用は前述したとおり、1箱1,000~1,500円が相場なので、参考にしてください。

2-4.書類のつめ方

溶解処理を行う場合、バインダーやファイル・クリップなどで書類を閉じたままでもかまいません。ダンボールにつめたらしっかりと封をして開かないようにしましょう。業者によっては有料で「溶解処理証明書」を発行してくれるところもあるので、必要ならば利用してください。

2-5.注意点

溶解処理を業者に依頼する場合は、必ず実績があるところを選びましょう。連絡先が携帯電話しかない、という業者は危険です。携帯電話はすぐに解約することもできますから、連絡がつかなくなりやすいでしょう。悪徳業者の場合は溶解処理をせず、山中に書類を不法投棄される可能性もあります。前述した溶解処理の料金相場を異様に下回る金額の場合や、対応がいい加減な業者は信用しない方がいいでしょう。最近は、口コミサイトも充実していますから、そこで業者の評判を確かめ、依頼してもいいですね。

3.書類の溶解処理に関するよくある質問

Q.溶解処理をした書類は、最終的にどうなるのでしょうか?
A.溶解処理をした書類は、最終的にトイレットペーパーなどに生まれ変わります。シュレッダーにかけた書類は焼却処理されることが多いので、エコ活動にも貢献できておすすめです。

Q.溶解処理を依頼した書類が、再度必要になってしまいました。
A.一度溶解処理をしてしまった書類は、取り戻すことはできません。万が一再度必要になるかもしれないという場合は、パソコンにスキャンしておくなどの対策を取ってください。また、書類をダンボールにつめる際、よく確認しましょう。

Q.溶解処理証明書は何のために必要ですか?
A.たとえば、処理をしたはずの書類の情報が流出した際、流失元は自分のところではないということが証明できます。また、個人情報を預かった顧客に安心感を与えることもできるでしょう。

Q.溶解処理は一度にどのくらい依頼できますか?
A.業者によって異なりますので、まずは問い合わせてください。

Q.溶解処理は書類しか行えませんか?
A.はい。行えるのは書類だけです。エコアースのようにパソコン内のデータ消去やHDD・CD-ROMの処分も同時に引き受けているという業者も多いので、同時に利用してもよいでしょう。なお、パソコン内のデータ消去も一度依頼すると、再度復活させることはできません。注意しましょう、

4.おわりに

いかがでしたか? 今回は書類の溶解処理について解説しました。溶解処理はシュレッダーにかけたり焼却処分したりするより、安全で手軽な方法です。ぜひ、利用してみてください。個人でも依頼できます。


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