オフィスの移転でやるべきことは? 手続きや流れなどを詳しくご紹介


オフィスの移転は、業務に支障が出ないよう、入念な準備が必要です。とはいえ、準備期間や流れなど、分からないことが多いと思います。また、移転と同時に、不用品の処分なども行わなければなりません。効率よく移転を終えるためにも、事前に知識を持っておきましょう。

  1. オフィスの移転について
  2. オフィスの移転:不用品について
  3. オフィスの移転後について
  4. オフィス移転の不用品処分を業者に依頼する場合
  5. オフィスの移転でよくある質問

オフィス移転は、一般家庭の引っ越しとは大きく異なります。オフィスの移転で困ることがないよう、早めにスケジュールを立てて準備を始めましょう。

1.オフィスの移転について

オフィスの移転に関する流れや準備などについてご紹介します。

1-1.最初にスケジュールを立てる

オフィスの移転は、最初に入念なスケジュールを立てることが大切です。オフィスの賃貸契約は、退去の6か月前に通知を出さなければならないなどの規約もあるのに加え、業務に支障が出ないよう配慮が必要となります。数か月前からやるべきことをまとめ、チェックリストを作成しておけば、スムーズに移転できるでしょう。

1-2.オフィス移転の流れ

オフィスの移転は、以下の流れに沿って行います。

  1. オフィス移転のスケジュールを立てる
  2. チェックリストの作成
  3. 旧オフィスを解約通知(解約通知時期は物件によって異なる)
  4. 原状回復などの確認をする
  5. 新オフィスの選定・見学・入居可能時期の確認を行う(立地・規模・環境などをチェックする)
  6. 引っ越し業者に費用の見積もりを出してもらう
  7. 手続き関連を進める(インターネット・電話・郵便転送・挨拶状など)
  8. 新オフィスのレイアウトを決め、内装工事などを行う
  9. 準備を万全に整えて引っ越し作業に入る
  10. 官庁への届け出(法務局・税務局・社会保険事務所・労働基準局・職業安定所など、それぞれ届け出時期が異なるので注意が必要)
  11. 旧オフィスの原状回復を行って明け渡し

1-3.オフィス移転で必要な準備

オフィスの移転を行う際は、工事や手続きなどの準備が必要です。円滑に移転を進めるためにも、準備について覚えておきましょう。

1-3-1.電気関連工事

電気関連工事は、インターネット・電話・パソコンなどのケーブルを配置するために必要です。レイアウトに合わせ、適切な場所に設置しなければなりません。タコ足配線を防ぐために、コンセントを増やす場合もあるでしょう。また、照明の位置調整やスイッチの増設なども行う場合があります。

1-3-2.引っ越し業者への依頼や不用品の処分

オフィスの移転に伴い、レイアウト変更があり、什器(じゅうき)などの家具を処分するケースも出てきます。不用品の処分と合わせ、引っ越し費用にいくらかかるか、移転作業にどのくらいの時間を要するのかなどを確認しておきましょう。引っ越し業者や会社の繁忙期と重ならないよう、移転時期を考慮することが大切です。

1-3-3.手続き

官庁への手続きは、届け出時期がそれぞれ異なるため、あらかじめ確認しておくことが大切です。移転後の手続きは、届け忘れがないようにしましょう。インターネット・電話・郵便転送などの手続きは、移転前に行ってください。

1-4.オフィス移転は6か月程度のゆとりを持っておこう

オフィスの移転は、6か月程度のゆとりを持って考えることが大切です。解約通知を早めに行わなければならないのに加え、工事などを要する場合もあります。レイアウトの構想をコンサルタントに相談するケースもあるでしょう。スムーズに進められるよう、早めにスケジュールを組むように心がけてください。

1-5.社員全員で移転計画に関する情報共有をすること

オフィスの移転計画は、スケジュールや必要な手続きなどを社員全員で情報共有することが大切です。社内用マニュアルを作成して役割分担など、社員が移転計画を把握できるようにすることもポイントとなります。

2.オフィスの移転:不用品について

オフィスの什器やOA機器など、不用品が出る場合は、処分方法についても考えておきましょう。

2-1.産業廃棄物として回収してもらう

オフィスで使用していたものは、事業系ゴミとなるため、産業廃棄物として扱われます。不用品回収業者などに依頼しましょう。不用品回収業者を選ぶときは、産業廃棄物収集運搬業の許可を得ていることを確認してください。

2-2.買取してもらう

オフィス什器やOA機器は、中古ニーズが高い製品です。状態が良好であれば、買取してもらうことができます。リサイクルショップではなく、オフィス機器の買取を専門に行う業者に依頼する方法がおすすめです。取扱品目が幅広く、適正価格で買取してもらえます。

3.オフィスの移転後について

移転後の新しいオフィスについても、レイアウトなどを考えなければなりません。注意点なども併せてご紹介します。

3-1.新しいレイアウトを考える

新しいオフィスでは、部署別にゾーニング計画を行わなければなりません。また、移転には多額の費用がかかるため、コストダウンを意識することも重要なポイントとなります。レイアウトの相談は、コンサルタントを利用すると便利です。企業イメージや業務効率の向上を目指せるレイアウトを提案してもらいましょう。

3-2.移転目的は明確にすること

会議室・応接室・休憩室などの配置は、移転目的を明確にして決めることが理想です。来客と社員の共有スペース、社員だけが利用するスペースに分け、配置を工夫することもポイントとなります。移転後にレイアウト変更をすることは難しいため、事前にしっかりレイアウトを考えましょう。

4.オフィス移転の不用品処分を業者に依頼する場合

オフィス移転で出た不用品を処分する場合、業者選びがとても重要となります。業者の見極め方や注意点などを覚えておきましょう。

4-1.地域で長く営業している業者が安心

不用品回収業者は、事業所を構え、地域で長く営業しているところが安心です。事業系ゴミの回収実績が豊富で、迅速な対応をしてくれる業者を選びましょう。また、産業廃棄物収集運搬業の許可を得ていることもポイントとなります。

4-2.料金体系が明確であることが重要

オフィス移転時の不用品処分には、多額の費用がかかります。そのため、料金体系が明確な業者を選ぶことが大切です。見積もりで細かな内訳を算出してくれるだけでなく、コストダウンできる定額料金プランを用意していることも、業者選びのポイントでしょう。

4-3.業者への依頼方法

不用品回収業者へ依頼をするときは、ホームページにある問い合わせフォームなどを利用してください。見積もりは無料で行っている業者がほとんどです。見積もりで費用や作業内容に納得してから契約となります。まずは業者の対応や費用などを確認するため、依頼前に複数の業者から見積もりを出してもらいましょう。

4-4.無許可の業者はトラブルが多い

無許可の業者は、トラブルやクレームが目立ちます。不用品の回収後、きちんと処理せず、山林などへ不法投棄するケースがあるのです。また、見積もりとは異なる料金を請求するなど、金銭トラブルも起こり得ます。必ず、許可を得て営業している業者を選んでください。

5.オフィスの移転でよくある質問

オフィスの移転に関する質問を集めました。

Q.オフィスの移転チェックリストはどのように作成すればいい?
A.エクセルで表にするといいでしょう。社内で情報共有しやすいのがメリットです。作成時は、やるべきことを項目別にまとめるだけでなく、着手時期なども掲載しておきましょう。

Q.オフィスの移転費用は、不用品の処分費用も含めたほうがいいのか?
A.はい、含めて考えてください。不用品の処分費用は、高額になるケースが多いものです。不用品の処分だけでなく、新オフィスの入居に必要な初期費用なども含め、予算と照らし合わせましょう。

Q.オフィス移転のお知らせはメールでするもの?
A.メールで終えるより、お知らせの手紙を作成したほうが、丁寧な印象を与えることができるでしょう。取引先へのお知らせは、移転前に終えるのが理想です。事前に新住所を通知することで、業務も円滑に進みます。

Q.書類を廃棄する場合はどうすべきか?
A.書類には、機密情報が記載されています。情報漏えいを防ぐため、特殊な方法で廃棄してくれる専門業者に処分を依頼しましょう。ただし、事前にシュレッダーできるものは、社内で終えておいたほうが安心です。

Q.オフィスの移転で意識したほうがいいことは?
A.企業イメージの向上と、固定費の削減です。また、社員の働きやすさや周辺環境も重要なポイントとなります。オフィスの移転を機に、環境改善ができるようにしましょう。

まとめ

オフィスの移転は大掛かりな作業であるため、手続きや流れなど分からない点が多いでしょう。なるべく早い段階からスケジュールを組み、移転計画について社内で情報共有し、順序よく進めていくことが大切です。業務に支障が出ないよう配慮し、スムーズに移転を終えましょう。


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