オフィスの片付け方法を徹底解説! 時短&効率よく進めるコツは?


「散らかったオフィスを効率よく片付ける方法はないか」「なるべく短時間でオフィスを片付けるコツを知りたい」とお考えではありませんか? 従業員が働く環境を整え、仕事をスムーズに進めるためにも、オフィスの片付けは必要不可欠ですよね。しかし、何から始めるべきか、どんな点に注意して作業すべきかなど分からないこともあるでしょう。

そこで今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説します。

  1. オフィスで散らかりやすい場所は?
  2. オフィスを片付けるポイント
  3. オフィスの片付けで注意すべきこと
  4. オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法
  5. 整頓されたオフィスを維持するポイント
  6. オフィスの片付けに関するよくある質問

この記事を読むことで、オフィスを効率よく片付けるポイントがよく分かります。まずは、記事を読んでみてください。

1.オフィスで散らかりやすい場所は?

最初に、オフィスではどんな場所が散らかりやすいか具体的に見ていきましょう。

1-1.デスク周辺

オフィスで散らかりやすい場所といえば、まずは、デスク周辺でしょう。デスク周辺には、大量の書類や資料があるからです。特に従業員が片付け下手だと、たちまち書類や資料の山ができてしまいます。しかし、必要な書類や資料をすぐに取り出して効率よく仕事を進めるためにも、デスク周辺は常にきちんと片付けられているべきです。

1-2.キャビネットの中

キャビネットの中も、散らかりやすい場所になります。キャビネットは、書類や資料などを収納する共有場所です。書類や資料を使った人が元の場所に戻さず、適当な場所に収納してしまうとたちまち散らかってしまいます。また、書類や資料が本来ある場所になければ、次に使う人が困ってしまうことでしょう。当然ながら仕事に支障が出るので、早急に片付ける必要があります。

1-3.収納スペース

書庫・保管庫といった収納スペースも、散らかりやすい場所です。収納ラックや書類ケースなどを使用してきちんと保管しているつもりでも、保管ルールがしっかり決まっていない、適当な場所に戻す従業員がいるといった環境では、すぐに散らかってしまいます。企業によっては、不用品をとりあえず置いてあるだけの場合もあるでしょう。しかし、収納スペースの整理整頓を行って活用することも、オフィスの片付けで大切なポイントです。

1-4.会議室

会議室も、散らかりやすい場所といえるでしょう。会議室は、共有場所の中でも大勢で使用する場所です。しかし、会議用の長机やイスが、常に整理整頓されているとは限りません。また、会議で使用するプロジェクターや使用済みの資料がそのまま放置されていることもあるでしょう。会議が終わった後にきちんと片付けないと、次に使う人たちに迷惑がかかってしまいます。また、会議室のはずなのに、不用品置き場と化している場合は早急な片付けが必要です。

1-5.休憩所

休憩所も、ものが散らかりやすい場所の一つといえます。休憩所は、従業員が休憩に使う場所であり、リラックスできる場所です。しかし、従業員によっては、私物をいつまでも放置していたり食事の後片付けをせずに去ってしまったりすることもあります。従業員が持ち回りで掃除や片付けをしない以上、企業側も勝手に入りづらく、結果的に散らかり放題になることもあるでしょう。

1-6.給湯室

給湯室も、意外と散らかりやすい場所です。冷蔵庫がある場合は、従業員が個人的に入れた食材がいつまでも入っていることがあります。また、私物のカップなども適当に食器棚へ収納していれば、ゴチャゴチャしてしまうでしょう。整理整頓の行き届いていない給湯室は、掃除がしづらく不衛生になりやすいのもいけません。衛生的な給湯室を維持するためにも、一度きちんと片付けることが大切です。

2.オフィスを片付けるポイント

オフィスを片付けるポイントを詳しくご紹介します。

2-1.ものの定位置を決める

オフィスを片付けるときは、ものの定位置を決めて収納しましょう。基本は、使う場所の近くに収納することです。使う場所の近くに収納すれば、必要なときにすぐ取り出すことができ、元に戻すのも簡単にできます。また、使った後も定位置に戻しやすいため、散らかりにくくなるのもメリットです。

2-2.目的別・種類別に分けて収納する

目的別・種類別に分けてものを収納するのも、重要なポイントです。オフィスのものを目的別・種類別に分けて片付けると、仕事の効率がグンと上がります。たとえば、営業部と経理部では、必要な資料がまったく異なるものです。必要な資料が目的別・種類別に分かれて収納してあれば、欲しいものを探しやすく、すぐに取り出して仕事に使うことができます。

2-3.取り出しやすさや見やすさを考える

オフィスの片付けでは、取り出しやすさや見やすさを考えて収納することも重要です。書類はバインダーやファイルにまとめる、適宜書類ケースを利用して取り出しやすくするなど、いろいろと工夫してみてください。また、どんなものが収納してあるか、見出しに分かりやすく記入しておくことも必要でしょう。さらに、見出しに収納場所を示す記号などを入れておけば、使い終わった後で元に戻しやすくなって一石二鳥です。

3.オフィスの片付けで注意すべきこと

オフィスの片付けで注意すべきことを具体的にご紹介します。

3-1.作業計画を立ててから始める

オフィスの片付けを始める前に、作業計画をきちんと立てておくことが大切です。特に、オフィスが広い、物量が多いなどの場合は、むやみに手を付け始めると挫折しやすいので注意してください。限られた時間の中で効率よく片付けるためにも、どんな片付け方で進めるか、何人でいつまでに作業するかなど、できるだけ細かく考えておくとよいでしょう、

3-2.必要な道具を最初にそろえておく

必要な道具を最初にそろえておくことも、オフィスを効率よく片付けるコツです。オフィスの片付けに必要な道具には、以下のようなものがあります。中でも、仕分け道具は多めに用意しておくと、何かと重宝するでしょう。

掃除道具

  • 掃除機
  • モップ
  • フロアーワイパー
  • はたき
  • ほうき
  • ちり取り
  • 雑巾
  • バケツ
  • 掃除用使い捨てシート(ドライタイプ・ウェットタイプの両方)
  • ガラス掃除用中性洗剤
  • 床掃除用中性洗剤

仕分け道具

  • ゴミ袋
  • ダンボール箱
  • 油性マジック
  • ビニールテープ
  • ファイル・バインダー・書類ケースなど

そのほかの道具

  • マスク
  • ゴム手袋
  • 三角巾

3-3.業務に支障が出ないタイミングを選ぶ

オフィスの片付けは、業務に支障が出ないタイミングを選ぶことも忘れてはいけません。確かに、効率よく業務を進めるためには、一刻も早く片付けたいことでしょう。しかし、多忙な時期に片付けをするのでは、従業員に大きな負担がかかります。場合によっては、ミスや失注などの原因になることでしょう。オフィスが片付いても、そのために業務に支障が出ては意味がありません。

3-4.なるべく多くの従業員に協力してもらう

オフィスの片付けでは、なるべく多くの従業員に協力してもらうようにしましょう。一度に多くの人数で片付けたほうが、短時間で終わります。また、場所ごとに分担を割り振ることができるため、効率よく片付けることができるのもメリットです。実際にオフィスを片付ける日程が決まったら、早めに従業員に知らせてできるだけ時間を調整してもらうとよいでしょう。

4.オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法

オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法を、詳しくご紹介します。

4-1.オフィスで出た不用品は自治体回収に出せない

オフィスで出た不用品は産業廃棄物扱いとなるため、自治体回収にゴミとして出すことができません。産業廃棄物は、産業廃棄物収集運搬許可を取得済みの業者に依頼して処分する必要があります。万が一、一般家庭で出た不用品と偽って自治体回収に出した場合、廃棄物処理法違反と判断されて罰金刑が科せられることもあるので気を付けましょう。

4-2.まだ十分に使えるものは買取に出す

オフィスの不用品でもまだ十分に使えるものは、買取に出すことも考えましょう。たとえば、以下のようなものは中古市場でも人気が高く、買取してもらえる可能性があります。

  • オフィス用デスク
  • オフィス用チェア
  • キャビネット
  • 応接セット
  • 家電
  • パソコン
  • プロジェクター
  • ロッカー
  • ホワイトボード
  • パーティション

買取を希望するときは、オフィス用品買取専門業者や不用品回収業者に査定を依頼しましょう。提示金額に納得できる場合は、正式に買取を依頼してください。

4-3.不用品回収業者に処分を依頼する

オフィスの片付けで出た不用品は、信頼できる不用品回収業者に処分を依頼すると便利です。不用品回収業者に処分を依頼すると、以下のようなメリットがあります。

  • 大量の不用品を1回で処分できる
  • 不用品の種類を仕分ける必要がない
  • 集荷場所まで持っていく手間がかからない
  • 時間や労力の大幅な節約になる
  • 都合のよい日時を指定して回収してもらえる
  • 可能なものは買取もしてもらえる

なお、当Ecoearth 不用品片付け東京ONLINEでも、オフィスの片付けで出た不用品の処分をお受けしています。まずは、お気軽にご相談ください。

5.整頓されたオフィスを維持するポイント

整頓されたオフィスを維持するためにはいくつかのポイントがあります。

5-1.毎週決まった時間に掃除する

毎週決まった時間に掃除するようにすると、常に片付いた整理されたオフィスを維持できます。週末に20分程度で構わないので、従業員で一斉に掃除するとよいでしょう。効率よく進めるためには、部署ごとに担当の共有場所を決めておくこと、共有場所が終わってからそれぞれの持ち場に取りかかることを徹底することです。

5-2.従業員の意識を高める

オフィスを常に整理整頓された状態に維持するためには、従業員の意識改革も必要です。従業員がそれぞれの持ち場を整理整頓できれば、オフィスが散らかりにくくなります。また、共有場所が散らかっている場合でも、誰かがやってくれるだろうと考えず積極的に自分で片付けるよう指導することも必要でしょう。

5-3.整理整頓のルールを共有する

従業員で整理整頓のルールを共有することも、整理されたオフィスを維持するために必要不可欠です。従業員それぞれが独自のルールで片付けていると、オフィス全体で統一できません。しかし、整理整頓のルールを共有し、それぞれが守るようにすればスッキリと片付いたオフィスを維持することができます。そのためには、誰でもできるルールを作成して、分かりやすい場所に掲げておくことも必要です。

5-4.不用品を定期的に仕分けて処分する

オフィスの不用品を定期的に仕分けて処分することも、大切なポイントです。オフィスの収納スペースにも限度があります。定期的に不用品を仕分けて処分すれば、収納スペースにも余裕ができてスッキリ片付き、ものの出し入れもスムーズにできるようになるでしょう。オフィスの文書は7年程度経過した後、そのほかのものは適宜不用品と判断した都度、処分してください。

5-5.必要に応じて社外に保管スペースを借りる

不用品を処分してもなお収納スペースが足りない場合は、必要に応じて社外に保管スペースを借りるのもおすすめです。たとえば、レンタルスペースを借りるのも一つの方法でしょう。毎月1万円程度から必要に応じて契約でき、業者によってはいつでも出入りできて便利です。たとえば、季節ものの販促品やディスプレー用品など、すぐに必要がないものの保管に利用するとよいでしょう。

6.オフィスの片付けに関するよくある質問

最後に、オフィスの片付けに関する質問に回答します。それぞれ確認してください。

Q.オフィスを片付ける主なメリットは?
A.以下のようなメリットがあります。

  • 仕事の動線が改善してスムーズに移動できる
  • 仕事に必要なものがすぐに見つかる
  • 従業員のストレスが減る
  • 落下物や転倒によるケガのリスクが減る
  • 災害時に非難しやすい
  • 急な来客にも慌てずに済む
  • 掃除がしやすくなる

Q.古い機密文書を処分するときの注意点は?
A.古くても機密文書に社外秘の情報が記録されているため、適当に処分すると情報流出のリスクがあります。たとえば、信頼できる業者に溶解処分などを依頼することがおすすめです。

Q.オフィスの片付けで出た不用品を高く買取してもらうコツは?
A.以下を参考にしてください。

  • 汚れをキレイに掃除しておく
  • 購入時の備品をなるべくそろえておく
  • 数量をまとめて買取に出す
  • 不要になった時点ですぐ買取に出す
  • オフィスの不用品買取を強化している業者に売る

Q.オフィスの片付けを業務時間外に行ってもよいか?
A.従業員が承諾がしており、業務時間外に行うほうが効率がよいと判断される場合ならよいでしょう。ただし、オフィスの片付けも業務の一つなので、時間外労働として計上することが大切です。

Q.オフィスの片付けを業者に依頼する場合の注意点は?
A.信頼できる業者に依頼することが大前提です。オフィスには、機密情報や個人情報が多く存在しています。悪意ある第三者に情報を持ち出されて流出することがあれば大きな損失につながるので、十分に注意しましょう。

まとめ

今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説しました。オフィスの片付けを効率よく短時間で進めるためには、最初にきちんと計画を立てておくことが大切です。また、片付けルールを従業員に共有し、分かりやすく提示しましょう。従業員の意識が変われば、常に整理整頓が行き届いたオフィスを維持することもできるはすです。まずは、キレイに片付いたオフィスにするために、不用品を仕分けして処分し、必要なものだけを残すとよいでしょう。不用品の処分については、この記事を参考にして信頼できる業者に処分を依頼すると何かと便利でおすすめです。